Copie conformi all’originale
   

Descrizione
L’autenticazione consiste nell’attestare che la copia è conforme all’originale, con il quale deve essere contestualmente esaminata.
Tale attestazione va scritta alla fine della copia dal pubblico ufficiale autorizzato il quale deve indicare il nome e cognome dell’esibitore e le modalità della sua identificazione nonché il numero dei fogli impiegati, la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita ed infine apporre la propria firma per esteso col timbro dell’ufficio.

Il D.P.R. 28/10/98 n.403 riguardante il “Regolamento per l’attuazione dell’art.1 (semplificazione delle norme sulla documentazione amministrativa) della legge 15/5/97 n.127 (cd. legge Bassanini bis) prevede che qualora un cittadino debba presentare ad un ente pubblico una copia autentica di un documento, l’autenticazione potrà essere effettuata dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, purchè l’interessato presenti l’ originale, che non deve necessariamente essere poi depositato presso l’ente pubblico interessato. In questo caso la copia autentica potrà essere usata solo per il procedimento in corso.
L’articolo 2 comma 2 del D.P.R. 403/98 prevede inoltre la possibilità per l’interessato di rendere una dichiarazione sostitutiva di notorietà di cui all’articolo 4 della legge 15/68, affermando di essere a conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all’originale. Questa dichiarazione, nel caso di concorsi pubblici in cui sia prevista la presentazione di titoli, sostituisce a tutti gli effetti l’autentica della copia.
L’art 14 della legge n.15 del 4.01.1968 delinea la procedura per l’autenticazione di copie: le copie autentiche, totali o parziali, di atti o documenti, possono essere ottenute, oltre che a stampa o con scrittura a mano o a macchina, anche con altri procedimenti che diano garanzia di riproduzione fedele e duratura dell’atto o del documento (di solito la fotocopia).

Tale autenticazione può essere fatta:
a) dal pubblico ufficiale dell’ente che ha emesso l’originale (es. diploma scolastico);
b) dal pubblico ufficiale dell’ente presso cui l’atto è depositato (es. il diploma superiore depositato all’università);
c) dal pubblico ufficiale dell’ente presso cui l’atto è prodotto (es. diploma scuola media superiore autenticato dal funzionario incaricato a ricevere la documentazione di un concorso);
d) da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco.